Informativa al trattamento dei dati personali - Whistleblowing

Gentile Whistleblower,

con la presente, Atzwanger S.p.A., in qualità di Titolare del trattamento, desidera informarLa che i dati personali da Lei forniti saranno trattati secondo i principi stabiliti dal Regolamento (UE) 2016/679: liceità, correttezza e trasparenza.  

1. Finalità del trattamento
I dati personali da Lei inseriti sulla piattaforma ReBlowing sono raccolti e trattati per le finalità strettamente connesse alla gestione delle segnalazioni (canale interno) di condotte illecite, relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate dall’Ente/Società, per tali intendendosi la violazione di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente – interna ed esterna – e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili ai soggetti identificati dalle normativa di riferimento.
 
2. Base giuridica del trattamento e obbligatorietà del conferimento
La base giuridica di tale trattamento è rappresentata dall’art. 6, c. 1, lett. c), del Regolamento (UE) 2016/679 (adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento), in particolare in riferimento all’obbligo giuridico derivante dalle previsioni di cui al d.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 e ulteriore normativa vigente applicabile al Titolare del trattamento. 

Si specifica tuttavia che le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione solamente se l’oggetto della segnalazione è sufficientemente circostanziato da consentire l’instaurazione di un’istruttoria.

Inoltre, il Whistleblower è pertanto tenuto a specificare se “acconsente la rivelazione della propria identità a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione”. Tale possibilità viene garantita al segnalante in fase di elaborazione della segnalazione. Qualora il segnalante decidesse di non acconsentire tale trattamento, la segnalazione verrà condivisa (ove applicabile) solo con l’autorizzato del soggetto esterno (quale responsabile del trattamento) e con il designato interno o facilitatore. Base giuridica del trattamento: l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità - art. 6 par.1 lett. a) del Regolamento (UE 2016/679.

3. Tipologia di dati trattati 
I dati da Lei forniti al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del contesto lavorativo, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione.

Al fine di gestire le segnalazioni possono essere oggetto di trattamento le seguenti categorie di dati:

- dati identificativi, indirizzo ed altri recapiti, codice fiscale, ruolo;
- categorie particolari di dati personali;
- dati personali relativi a condanne penali e reati;
- ogni altra informazione riferita al segnalato che il segnalante decide di condividere con il Titolare per meglio circostanziare la propria segnalazione.

I dati forniti dal segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del contesto lavorativo con il Titolare del trattamento, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti, nel rispetto della normativa vigente. Le figure competenti alla verifica preliminare e gestione della segnalazione vi provvederanno nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

4. Modalità di trattamento dei dati personali
Il trattamento sarà effettuato:
- mediante l’utilizzo di sistemi manuali e elettronici;
- con l’impiego di misure organizzative e tecniche adeguate a garantire la riservatezza dei dati ed evitare l’accesso agli stessi da parte di terzi non autorizzati; 
- dalla società ReNorm S.r.l., che gestisce il portale di segnalazione interna in qualità di Responsabile del trattamento (ReBlowing©), appositamente nominata ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679. Ulteriori informazioni qui: www.renorm.it/reblowing
- dal dott. Antonio Cecchini, che gestisce la segnalazione in qualità di Responsabile del trattamento, appositamente nominato ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679; 
- dal personale interno debitamente autorizzato al trattamento dei dati personali (art. 29 del Regolamento (UE) 2016/679)
- da soggetti autorizzati all’assolvimento di tali compiti ai sensi di legge.

Qualora, all’esito della verifica, si ravvisino elementi di non manifesta infondatezza del fatto segnalato, il Responsabile del trattamento provvederà a trasmettere l’esito dell’accertamento al soggetto competente individuato fra i seguenti a seconda delle necessità concrete, per approfondimenti istruttori o per l’adozione dei provvedimenti di competenza:

- al Direttore/Direttrice nonché al Responsabile dell’unità organizzativa di appartenenza dell’autore della violazione, affinché sia espletato, ove ne ricorrano i presupposti, l’esercizio dell’azione disciplinare;

- agli organi e alle strutture competenti dell’Ente affinché adottino gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni ritenuti necessari, anche a tutela dell’Ente stesso;
- all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti e all’ANAC.
- ad ogni altro soggetto previsto dalla normativa vigente di riferimento.

5. Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali raccolti per le finalità di cui sopra saranno conservati per 5 anni ovvero il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti disciplinari conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali contenziosi avviati a seguito della segnalazione.

6. Comunicazione dei dati a terzi
Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge, tutti i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità sopra specificate, se del caso, all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei conti e all’ANAC nonché a studi legali e di consulenza del lavoro e/o in materia di trasparenza e anticorruzione. 

7. Diffusione dei dati
I Suoi dati personali non verranno in alcun modo diffusi, o trasferiti o comunicati verso Paesi terzi al di fuori dell’UE.

8. Diritti dell’interessato (artt. 15-22 Regolamento (UE) 20167679)
I diritti di cui agli artt.15-22 del Regolamento UE 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’art.2 undecies lett.f) del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196.   L’art.2 undecies, rubricato “Limitazioni ai diritti dell’interessato” stabilisce che i diritti previsti dal Regolamento UE 2016/679 agli artt.15-22 non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla “riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte, ai sensi del decreto legislativo recante attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione, ovvero che segnala violazioni ai sensi degli articoli 52-bis e 52-ter del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, o degli articoli 4-undecies e 4-duodecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58.” (disposizione introdotta nel Codice Privacy dallo stesso decreto 24/2023 e che avrà efficacia a decorrere dal 15 luglio 2023).

Qualora ritenga che i suoi diritti sono stati violati, Lei ha la facoltà e il diritto di esporre reclamo all’Autorità Garante per la tutela dei Dati Personali: www.garanteprivacy.it

Titolare del trattamento

Atzwanger S.p.A., con sede in Via T.A. Edison, 14, 39100 Bolzano, contattabile al numero telefonico: 0471 24 38 11 o all’indirizzo e-mail info(at)atzwanger.net